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如何做好系统集成项目的需求分析与沟通

与传统建筑工程行业相比,IT行业的项目管理成熟度还有一定的差距,尤其在系统集成项目方面缺乏一些参考的范例。同时,由于IT行业从业者相对较为年轻,沟通、社交等软技能存在不足,在项目的需求分析与沟通上往往会遇到问题。

一、什么是项目需求?

项目需求包括项目实施的范围要求、质量标准、成本或利润目标、时间目标以及法律法规要求,还可能包括外形外观、色彩、使用舒适度、环境保护和改善的要求等。

无论是IT招标项目,还是企业内部信息化规划的项目,或者是来自外部的建议项目,项目立项时对时间和成本的估算都要依据项目的基本需求。

项目需求分析一般由两个阶段构成。第一阶段是在最初的立项阶段,系统集成企业需要与客户大致沟通和确定项目方向。第二阶段是在项目的启动阶段,系统集成企业需要对客户的项目需求进行更为细致的研究和分析,以制定出明确的项目进度、成本计划等。

项目利益相关者的需求是多种多样的。很多时候,项目需求和项目目标之间看似相同,经过研究讨论后发现两者相去甚远,或相互抵触。

如何做好系统集成项目的需求分析与沟通

二、项目需求的重要性

明确且详细的项目需求可以说是一个系统集成项目成功的根本。系统集成项目中最关键、最困难,且最易出错和最需要反复不断沟通交流的环节莫过于项目需求的获取准确了。

很多不成功的项目案例往往是由于系统集成企业与客户针对项目需求沟通得不充分造成的。

如何做好系统集成项目的需求分析与沟通

三、如何做好项目需求的分析和沟通呢?

研究表明:与不成功的项目相比,一个成功的系统集成项目在系统集成企业和客户之间进行了更多的沟通和交流。系统集成企业需要了解如下几个方面:

1、了解即将参与项目的基本信息。

例如,项目背景、项目涉及到的业务类别和基本流程、行业的主流技术、行业和本企业以往的成功经验等。

这些大部分可以从技术文献、行业网站、企业内部建立的信息库等处获得,争取在短时间内能够对客户所在行业有一个全面的了解。这样,系统集成企业对要参与的项目方案才能做到大致心中有数,就能够比较顺畅地和用户进行交流了。而且这种方式对于系统集成商本身的知识更新也起到了积极的作用。

2、了解项目本身的需求信息。

系统集成企业需要了解客户的组织结构和运行机制,需要了解客户企业中当前存在的问题并确定改进的可能性,需要确保客户、最终用户和开发人员三方在项目目标上形成共同认知。项目组需要建立一个全面探讨系统集成项目面临问题的氛围。让用户明白和理解,讨论有些功能并不意味着一定将在项目中实现它。对于想到的需求需要设定出优先级,以避免形成一个无限大的项目。

为了获取项目需求,系统集成企业一般会采用访谈或座谈会的方式进行讨论。获取项目需求是一个需要高度合作的活动,而并不是简单记录下来客户所说的需求。作为系统集成企业,需要从客户提出的表面需求深入挖掘他们的真正需求,去发现那些隐形的真正问题。只有提供需求的人才能确定是否真正获取需求,所以获取项目需求的一个有效方法是安排多次座谈讨论,进行多次收集和深入分析,来减少对项目需求理解的不一致性。

比起封闭式问题,开放式问题有助于系统集成企业更好地理解客户目前的业务流程,有助于帮助找到利用新系统改进工作的方法。

3、针对客户的业务流程提出改造建议。

人脑和电脑思维方式存在很大差异,对于计算机来说,那些适合员工执行的业务流程,不一定适合计算机运行。所以,需要将客户的业务流程自动化,以最大限度地利用计算机。另外,由于客户的历史原因,可能现有的流程不够合理,或者业务之间的联系缺乏合理的设计,因此需要根据收集的信息,对客户的业务模式进行梳理。有些人认为只有ERP这种大系统才需要对业务流程进行重组,实际上不论是部门级的MIS系统,还是社会级的电子商务系统,都需要对业务流程进行改造,不同的只是改造的程度。

真正要做好一个项目,对项目组成员要求很高,需要有“行业专家”参与其中,也就是在行业中有很深的资历,或者具有丰富的行业经验,又有行业的人脉的人员。他要既了解客户的业务,又要通晓系统集成的技术知识。仅靠纯粹的技术人员和业务人员之间的沟通,往往难以高屋建瓴,难以对业务模式和系统集成需求有清断的把握。而且,这个专家需要能够自如地将技术人员和业务人员各自的晦涩难懂的术语相互翻译成通俗易懂的口头语言。因此,一个行业专家往往可以在项目需求沟通方面发挥极为重要的作用。

4、确定项目需求。

经过了广泛的需求调査,往往会发生需求之间自相矛盾的事情。在项目的早期阶段,系统集成企业需要决定谁是需求问题的决策者,因为系统集成企业通常并没有足够多的信息和观点来做出业务上的决策。

如果不同种类的用户有不ー致的需求,那么需要决策出满足哪一类用户的需求更为重要。了解使用产品的客户种类信息,了解他们的使用方法与项目目标的关系如何,将有助于决定哪类用户的话语权所占份额最大。

不要陷到“客户总是对的”的陷阱中去。客户总是持有自己的观点,有时不自觉地去无限扩大项目的需求。因此,系统集成企业需要提醒客户的管理层对项目需求进行排序和取舍。最后确定的项目需求应该明确、可行、有优先次序。

无论是立项过程的项目需求沟通还是立项后的需求分析大致都要经过上述的沟通过程,只不过深入程度不同。可以肯定的是,经过了细致的项目需求沟通,可以将客户的信息尽可能地了解清楚,后续的各种项目计划就可以比较准确,在经过良好的项目控制,项目成功的把握就比较大了。

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